« Je n’ai pas le temps de m’organiser »
En réalité, vous êtes trop occupé pour ne pas prendre le temps de vous organiser : pour que votre emploi du temps soit vraiment inefficace, il suffit de vous entourer de désordre et de désorganisation.
En fait, un travailleur perd en moyenne une heure par jour à essayer de retrouver des renseignements ou du matériel. En plus de représenter un gaspillage de temps et d’énergie, le désordre ne peut qu’entraîner des distractions, de la frustration et un stress inutile.
Si vous devez remettre de l’ordre dans votre désordre, essayez de ne pas tout ranger en même temps au même endroit. Répartissez votre zone de travail en petits espaces plus faciles à réorganiser.
Lorsque vous aurez réussi à placer chaque chose à sa place, elles seront plus faciles à trouver et elles n’encombreront plus votre espace de travail. Et, pour le maintenir en ordre, il vous suffira d’y consacrer 10 à 15 minutes par jour.
Au fur et à mesure, optez pour l’une des solutions suivantes :
- déléguer
- donner suite
- classer
- jeter
Lorsque vous classez un document n’oubliez pas que, bien souvent, un espace de travail contient des documents périmés qui pourraient être classés ailleurs. Si vous travaillez dans un environnement informatisé, débarrassez-vous de ce qui prend le plus d’espace – la paperasse – et conservez le plus d’information possible dans votre ordinateur plutôt que sur papier. Vous aurez ainsi un meilleur accès à l’information et votre espace de travail sera moins encombré.
Enfin à chaque fin de journée, pensez à ranger votre espace de travail (virtuel et/ou réel) et à le préparer pour la séance de travail suivante. Cela vous aidera à commencer la matinée du lendemain sans perte de temps ni distraction.
Par exemple, si vous avez des dossiers à traiter le lendemain, faites table rase sur votre bureau et posez les dossiers, bien rangés, dans leur ordre d’importance. Faites de même avec du matériel si c’est de matériel que vous aurez besoin pour travailler.
En agissant de la sorte, vous pourrez commencer votre journée suivante directement ce qui est un gage de productivité améliorée.