Faites une revue systématique de votre courrier électronique à des horaires fixes.
Par exemple le matin, le midi et le soir, c’est amplement suffisant.
Pas besoin d’avoir les yeux rivés sur votre boite mail en permanence ! A chacune de vos séance « lecture de mes messages », faites ce qui suit (je tiens cette méthode de Leo Babauta, auteur de Zen to Done) :
Lisez vos messages de manière systématique, du premier au dernier reçu.
- Si le message est inutile, détruisez-le. Ce doit être votre action la plus fréquente.
- Si vous ne pouvez pas faire ce qui est demandé : déléguez ou faites suivre, et débarrassez-vous du problème.
- Si 2 minutes suffisent pour faire ce qui est demandé, faites le immédiatement et passez au message suivant.
- S’il vous faut plus de 2 minutes, inscrivez la tâche en question dans votre liste des choses à faire, et passez au message suivant.
- Si le message contient une information utile, classez-le dans un répertoire adapté.
Dans tous les cas, un email traité est soit jeté, soit classé.
A la fin de la séance, votre objectif est de maintenir votre boîte de réception vide. Vous n’y pensez plus jusqu’à la prochaine séance de consultation.